Cara Membuat Job Description

Salah satu keuntungan bekerja di perusahaan yang belum benar-benar standar dalam banyak hal adalah makin banyak kesempatan bagi kita untuk belajar hal-hal yang sebelumnya kita tinggal pakai, tapi sekarang kita harus mencoba belajar untuk memulai membuatnya sendiri.

Berulang-ulang mencobanya sampai ditemukan formula yang paling tepat dan nyaman untuk situasi dan kondisi dalam perusahaan tersebut. Seperti hal nya akan membuat Job Description di masing-masing bagian per orang, meski tahu bukan bagian dari kerja kita, tapi tetap harus di coba untuk membuatnya. Kembali lagi tentang belum benar-benar standar nya perusahaan yang sedang saya “kerjai” ini.

Kali ini saya ingin membagi informasi tentang cara membuat job description dari beberapa sumber yang dipelajari secara umum. Artinya, tanpa menimba ilmu secara khusus di bangku sekolah atau kuliah. Semoga bisa bermanfaat bagi yang membaca nya.

Sebelum membuatnya, harus di mengerti dulu tentang pengertian nya agar tidak sampai salah persepsi.

jobdesc_

Job Description adalah uraian tertulis yang tersusun dalam sebuah format standar berisi tugas dan tanggung jawab pemegang jabatan termasuk informasi-informasi lain nya terkait dengan posisi jabatan tersebut.

Biasanya yang dimaksud informasi-informasi lainnya yang terkait dengan posisi jabatan itu seperti :

  • Wewenang posisi jabatan tersebut
  • Minimal kompetensi
  • Pelatihan yang dibutuhkan
  • Posisi dan struktur organisasi
  • Tolok ukur keberhasilan
  • Kepada siapa bertanggung jawab
  • Membawahi berapa anak buah
  • dan lain-lain, sesuai kebutuhan dan kepentingan perusahaan

Berikut ini beberapa langkah umum yang perlu dilakukan untuk membuat Job description suatu jabatan tertentu.

Langkah pertama ⇒ Lakukan analisa pekerjaan (Job Analysis)

Job Analysis adalah suatu proses kegiatan untuk mengumpulkan semua informasi dan fakta yang berkaitan pada suatu pekerjaan tertentu.

Informasi dan fakta tersebut seperti analisa What dan How, yaitu :

  • Apa saja yang dilakukan pekerjaan tersebut
  • Bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut
  • Metode apa yang dipakai
  • Apa saja alat bantu yang digunakan
  • Kualifikasi apa yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut
  • dan sebagai

Langkah kedua ⇒ Menyusun informasi dan fakta secara teratur dan sistematis

Penyusunan ini agar tercipta suatu informasi lengkap dan rinci yang dibutuhkan untuk menganalisa lebih detil lagi. Kelompok data tersebut sesuai dengan tujuan masing-masing posisi pekerjaan.

Langkah ketiga ⇒ Memilih format formulir job description

Begitu banyak contoh format formulir tersebut di internet yang bisa menjadi referensi. Namun akan lebih baik bisa mendesain sendiri sehingga tampak unik dan berbeda dengan yang lain, atau lebih mudah nya adalah dengan modifikasi contoh format yang diambil dari internet agar sesuai dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan.

Langkah keempat ⇒ Masukkan data yang sudah siap ke dalam format yang dipilih

Waktunya memindah data yang sudah di analisa tadi ke dalam format yang sudah tersedia. Ini akan membuat form terasa lebih rapi dan mudah untuk dibaca serta dimengerti orang atau pihak lain yang terkait.

Langkah kelima ⇒ Evaluasi dan konfirmasi

Di tahap ini mulailah untuk membaca lagi mulai dari awal hingga akhir, apakah sudah benar penjelasannya termasuk juga penggunaan kata dan tanda baca nya. Namun, yang paling penting dilakukan adalah melakukan konfirmasi atas job description tersebut kepada pemegang posisi jabatan yang bersangkutan atau bisa juga atasan nya yang terkait.

Langkah keenam ⇒ Pengesahan

Bila sudah sepakat terhadap job decription tersebut yang artinya sudah sesuai antara yang tertulis dan yang terjadi di lapangan termasuk hubungan kerja dengan bagian yang lain, maka bisa langsung di sahkan dengan membubuhkan tanda tangan kepada yang terkait termasuk di beri stempel bila perlu untuk menunjukkan ke asli an dokumen tersebut.

Langkah ketujuh ⇒ Distribusi

Setiap dokumen job description harus di distribusikan kepada bagian-bagian yang lain, agar bisa dibaca dan di pelajari. Hal ini untuk bisa saling memahami tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak, tahu akan batasan prosedur yang ada sehingga bisa segera mencari solusi dari setiap permasalahan yang akan di hadapi nantinya.

Berikut contoh dokumen job description yang bisa menjadi referensi baik dari segi format maupun isi nya.

job description
contoh uraian tugas PPIC

Silahkan unduh file dibawah ini bila diperlukan.

>Job Describtion<

Semoga bermanfaat bagi yang sedang belajar untuk membuat job description. Perlu di ketahui, saya juga masih dalam taraf belajar. Dan ternyata, hal ini perlu dilakukan bahkan pada jenis usaha yang baru berdiri, seperti usaha-usaha kecil menengah, industri rumahan, pedagang online yang sudah mempekerjakan beberapa pegawai. Karena ketika sudah ada dokumennya, apapun yang kita lakukan bisa terukur dan akan lebih mudah memodifikasi nya bila nantinya usaha jadi berkembang dengan makin komplek nya permasalahan yang dialami.

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Create a website or blog at WordPress.com

Up ↑

%d bloggers like this: